Työelämän viestinnässä yksi koko ei sovi kaikille – sähköpostin tyyli riippuu vastaanottajasta. Käymme läpi esimerkkejä, kuinka kohteliaisuus ja ytimekkyys yhdistetään. Opit mm. välttämään väärinkäsitykset viesteissä, huomioimaan kulttuurierot (Suomi vs. kansainvälinen) ja varmistamaan, että viestisi saa halutun reagoinnin.

Tunne yleisösi – viestin sävy ratkaisee

Jokainen sähköposti ja työviesti on vähän kuin pieni puhetilanne.

Mieti, puhuttelisitko yrityksen toimitusjohtajaa samalla tavalla kasvotusten kuin pitkäaikaista kollegaasi kahvipöydässä? Todennäköisesti et.

Sähköposteissa pätee sama sääntö: kenelle kirjoitat, määrittää miten kirjoitat. Tämä on ehkä itsestään selvää, mutta käytännössä moni unohtaa säätää sävyä ja mallintaa “yhden sapluunan” kaikille.

Seurauksena voi olla liian tuttavallinen viesti tärkeälle asiakkaalle tai toisaalta turhan jähmeä sävy rennossa tiimikeskustelussa.

Lähdetään perusteista: bisnesviestintä kannattaa pitää kohteliaana ja selkeänä aina, mutta kohteliaisuuden aste vaihtelee.

Suomessa on melko matala hierarkia monissa paikoissa – on ihan ok sanoa “Hei Maija,” pomollekin sähköpostin alussa ja käyttää etunimeä. Joissain konservatiivisemmissa organisaatioissa tai kulttuureissa saatettaisiin aloittaa “Hyvä rouva Virtanen,” tai jopa “Dear Mrs. Virtanen,”.

Kulttuurien välillä on isoja eroja: esimerkiksi Englannissa on kohteliasta kiittää ja sanoa “please” ja “thank you” vähän väliä, kun taas Suomessa viestit voivat olla suoraviivaisempia (mutta ei epäkohteliaita silti).

Jos kirjoitat suomeksi suomalaiseen organisaatioon, voit yleensä sinutella (sinuttelu on normi suomenkielisessä työviestinnässä nykyään – teitittely on harvinaista ja usein varattu virallisille kirjeille tai asiakaspalvelun tietyille tilanteille).

Sähköpostin rakenne ja tyyli

Hyvä sähköposti on kuin hyvä uutinen: tärkein ensin. Vastaanottaja käyttää ehkä sekunteja päätelläkseen, mitä posti koskee. Siksi aiherivi on kultaa: tee siitä informatiivinen, ei ympäripyöreä. Esimerkiksi “Tarjouspyyntö: ACME Oy – Lisätiedot” on parempi kuin “Kysymys” tai “Tiedustelu”. Aiherivi antaa lukijalle heti kontekstin.

Alkutervehdys luo sävyn. Turvallinen aloitus on “Hei [Etunimi],” kotimaisessa kontekstissa. Jos haluat muodollisemman, “Hyvä [Etunimi] [Sukunimi],” tai pelkkä “Hyvä [Organisaatio/tiimi]” jos kirjoitat usealle.

Huomaa, että suomeksi pilkkusäännöt poikkeavat englannista: “Hyvä Pekka,” on oikein, englanniksi “Dear Pekka,”. Pieniä juttuja, mutta ne erottavat ammattimaisen viestin (oikea välimerkki) hutiloidusta.

Sitten itse sisältö: Pyri ytimekkyyteen. Useimmat meistä hukkuvat sähköposteihin – erään tutkimuksen mukaan 99% ihmisistä tarkistaa sähköpostinsa ainakin kerran päivässä, usein kymmeniä kertoja[27].

Kun tiedät, että vastaanottaja todennäköisesti lukee postinsa kiireessä, auta häntä. Käytä lyhyitä kappaleita, selkeitä lauseita.

Voit jopa käyttää bullet-listoja sähköpostissa, jos se selkeyttää (esim. “Tässä tapaamisen päätökset:” ja lista alle). Otsikoi sähköpostin sisällä, jos se on pitkä: esim. “Tausta: … Seuraavat askeleet: …”. Tämä auttaa skimmauksessa.

Sävyvalinnat: Ammattimainen sävy tarkoittaa kohteliaisuutta, mutta ei kapulakieltä. Vältä liikaa monimutkaisuutta – ajattele että jokainen kirjoittamasi lause voisi yhtä hyvin tulla suustasi ääneen palaverissa.

Kirjoita siis luonnollisesti ja suoraan. Jos joudut antamaan kritiikkiä tai tuomaan esiin ongelman, tee se rakentavasti. “Valitettavasti projekti on viivästynyt” on parempi kuin “Projekti on myöhässä sinun takiasi”. Aina kun mahdollista, tarjoa ratkaisuja, älä vain ongelmia.

Esimerkiksi: “Huomasin raportissa pienen virheen (liite), korjasin sen tuohon liitteen sivulle 2. Katsotko vielä läpi?” – tässä sekä mainitaan ongelma että kerrotaan että apuakin on jo annettu.

Muista myös CTA (call-to-action) eli selkeä pyyntö tai seuraava askel, jos sellaista haluat. Moni sähköposti jää vaille vastausta, koska vastaanottaja ei tajua, että siltä odotettiin jotain.

Päätä viesti kohteliaaseen pyyntöön tai kysymykseen: “Kuulostaako tämä suunnitelma hyvältä?” tai “Voitko vahvistaa osallistumisesi perjantaihin mennessä?”. Näin vastapuoli tietää, että palloa odotetaan hänelle.

Esimerkkejä erilaisista sävyistä

Pomolle raportoiminen

Oletetaan, että lähetät tilannekatsauksen esimiehellesi. Sävyn haluat olevan asiallinen, selkeä ja osoittavan, että homma on hallussa. Alku: “Hei [Etunimi], tässä lyhyt yhteenveto projektin X etenemisestä:”. Sitten listaat bulletit, esim. “- Viikko 1: Tehtiin A, B valmiiksi. – Viikko 2: Aloitettu C, havaittu riski budjetissa, etsimme säästöjä.” Lopetus: “Ehdotan, että pidämme 15 min palaverin ensi viikolla riskistä keskustelemiseksi. Sopisiko ti klo 10?” Ja lopputervehdys: “Ystävällisin terveisin,” tai rennommin “Terveisin,” + nimi. Pomolle ehkä valitset tuon ystävällisin terveisin -muodon, koska se on astetta muodollisempi.

Kollegalle viesti Teamsissa/sähköpostissa

Vaikka moni käyttää pikaviestimiä, ammattimaisuus ei tarkoita liiallista jäykkyyttä. Kuitenkin liika emoji-tulva virallisessa yhteydessä voi olla liikaa. Kollegalle sisäinen viesti voi alkaa rennosti: “Moikka Matti!” ja jatkua suoraan asiaan: “Huomasin että raportoimme samaa lukua kahdessa eri paikassa. Pitäisikö yhdistää voimat? 😅”

Pieni emojin käyttö keskinäisessä viestinnässä voi olla ok, mutta arvioi organisaation kulttuuri. Joissain yrityksissä hymiöt ovat täysin fine (ja suorastaan suositeltavia lämpimän ilmapiirin vuoksi), toisaalla pidättäydytään neutraalista teksti-ilmaisusta. Seuraa muiden esimerkkiä.

Asiakaskirje (suomeksi)

Kirjoitat vaikkapa asiakkaalle tiedon jostain muutoksesta. Sävyn tulisi olla kohtelias ja selkeän informatiivinen. “Hyvä asiakkaamme,” on hyvä aloitus isommalle joukolle menevään viestiin. Jos se on henkilökohtaisempi mutta kuitenkin muodollinen, “Hyvä Antti Virtanen,”. Sisältö: suora ilmoitus, mutta pehmentäen tarvittaessa. “Haluamme tiedottaa, että palvelumme käyttöehdot päivittyvät 1. marraskuuta 2025. Päivityksen taustalla on… (selitys). Mitä tämä tarkoittaa sinulle: … (kerro vaikutukset). Toimenpiteet: … (tarvitaanko jotain asiakkaalta).” Jne. Lopetus: “Mikäli sinulla on kysyttävää, asiakaspalvelumme auttaa mielellään. Ystävällisin terveisin, [Yritys]”.

Huomaa, että asiakasviestinnässä on usein hyvä pitää sävy teitittelevänä monikkomuodossa (“palvelumme”, “autamme”, “sinulle”), mikä suomessa on luonnollista; ei kuitenkaan tarvitse käyttää sanaa “Te”, ellei halua erityisen juhlavaa.

Yhden asiakkaan kirjeessä voi teititellä: “Olette tärkeä asiakkaamme, ja haluamme varmistaa, että olette ajan tasalla muutoksista” – mutta monikossa puhuttelu (passiivi) on yleensä ok.

Englanniksi viestiminen

Monelle suomalaiselle ammattilaiselle englanti on työkieli, muttei äidinkieli. Tähän pätee: keep it simple.

Kirjoita mieluummin lyhyitä, selkeitä lauseita kuin yrität briljeerata hienoilla sanoilla ja teet virheitä. Englanniksi kohteliaisuuksia viljellään enemmän: lauseet kuten “Could you please…”, “I would appreciate if…”, “Thank you for your prompt reply.” ovat arkipäivää.

Älä säikähdä, se on normaalia, vaikkei suomeksi moista liirumlaarumia käytettäisi. Etenkin brittiläisessä viestinnässä pehmennetään pyyntöjä: “We were wondering if it would be possible to…”.

Suomalaisena voit olla asteen suorempi, se kyllä ymmärretään, mutta varo ettei viesti kuulosta tylyltä. Vältä suoria käskymuotoja (“Send me the report.” > mieluummin “Please send me the report.”). Englannissa lopetus yleisölle: “Best regards,”, “Sincerely,”, ja jos on tuttavallinen kollega: “Best,” tai “Cheers,” käy.

Pidä myös huolta, että automaattikäännöksistä ei jää kökköyksiä – monet käyttävät tekoälyä (kuten Nina-persoona kääntämiseen), mutta aina hyvä tarkistuttaa natiivilla tai humanizer-työkalulla että lauserakenteet ovat sujuvia.

Yleisiä sudenkuoppia ja miten välttää ne

Ironian ja huumorin väärinymmärrys

Kirjoitettu viesti ei välitä äänenpainoja tai ilmeitä. Se mikä omasta mielestä on hyväntahtoinen sarkasmi, voi vastaanottajasta tuntua töykeältä. Ellei tunne toista erittäin hyvin, vältä sarkasmia ja hienovaraista ironiaa sähköposteissa – etenkin ylöspäin johtoportaalle tai uusiin kontakteihin.

Esim. lause “No, eihän tässä kiire ole, eihän? 😉” projektin myöhästymisestä – tuo voisi mennä pieleen, vastaanottaja voi kokea piikittelynä.

Käytä huumoria varovasti, mieluummin positiiviseen suuntaan (“toivottavasti kahvi on vahvaa kun tätä luet – tiedossa pitkä raportti!”).

Liian pitkä teksti

Jos huomaat kirjoittavasi ruudullista tekstiä (kuten nämä artikkelit 😅), sähköpostissa se on harvoin hyvä.

Jos asia on monimutkainen, harkitse liitetiedoston tai linkin käyttämistä (esim. “ohessa raportti pdf:nä” ja sähköpostissa tiivistelmä). Tai pilko viestintä useampaan osaan aiheittain.

Tiivistyksen taito on kullanarvoinen: voit vaikka aloittaa viestin TL;DR-tyyliin: “Tiivistettynä: Projektin budjetti ylittyi 5%, syynä X, ja tarvitsemme lisäaikaa viikon. Alla tarkemmin eriteltynä.” Näin kiireinen lukija saa oleellisen heti.

Unohdetaan kohdeyleisön kielitaito

Monikulttuurisessa työympäristössä muista, ettei kaikilla ole suomi tai englanti yhtä vahvana. Jos lähetät viestin isoille joukoille kansainvälisesti, pidä englanti selkeänä ja vältä vaikeita idiomeja tai urheilutermejä, joita ei muualla tunneta. (Esim. “hit it out of the park” – urheilusanonta, kaikki ei tiedä).

Samoin jos lähetät suomeksi viestiä, varmista että kaikki vastaanottajat ovat suomenkielisiä tai laita tarvittaessa myös englanniksi käännös perään.

Liiallinen tunteellisuus tai CAPSLOCKaus

Työviestinnässä harvoin on tarpeen kirjoittaa tunteella, etenkään negatiivisella. Jos olet vihainen, älä kirjoita heti. Anna hetki, kirjoita ensin vaikka Wordiin purkauksesi, mutta älä paina lähetä.

Jäähdytä ja muokkaa neutraaliksi. Ja iso EI: ÄLÄ KIRJOITA KOKO VIESTIÄ CAPS LOCKILLA – se on netikettinä huutamista.

Samoin liika huutomerkkien käyttö voi tuntua huutamiselta tai käskevältä. Yksi huutomerkki riittää, ja sitäkään ei tarvitse joka postissa. Pidä kieli mieluummin neutraalin ystävällisenä kuin hyperbolisena.

Kohti sujuvaa työviestintää

Kaiken kaikkiaan, ammattimainen kirjoittaminen sähköposteissa on tasapainoilua: selkeys vs. lämpö, ytimekkyys vs. riittävä tieto, kohteliaisuus vs. rehellisyys.

Parhaat viestit ovat sellaisia, jotka itse haluaisit saada.

Eikö olekin mukava saada sähköposti, jossa olennainen käy nopeasti ilmi, sävy on asiallinen mutta inhimillinen, ja sinulle kerrotaan mitä sinulta mahdollisesti odotetaan? Pyri aina siihen.

Kommunikaatio soljumaan!

Mainitaan teknologia-avusteet. Esimerkiksi jos kieli ei ole vahvin osa-alueesi (kuten persoona Nina, joka kirjoittaa toisella kielellä), on täysin sallittua käyttää kielentarkistimia tai humanizer-työkaluja. Ne voivat siistiä kieltä, ehdottaa parempia fraaseja ja poistaa “Google Translate” -vivahteen[26].

Tämä ei ole huijausta vaan fiksua työkalujen käyttöä – kunhan muistat aina lukea lopputuloksen itse ja varmistaa, että se vastaa tarkoitustasi. Vaikka tekoäly korjaa kieliopin, sinä tunnet yleisösi – sinä päätät viime kädessä onko viesti sopiva.

Kun hallitset sähköpostien ja työviestien sävyn, kommunikaatio soljuu ja väärinkäsitykset vähenevät. Työasiat sujuvat, kun viesti menee kerralla perille ja oikealla fiiliksellä.

Se on taito, joka kehittyy harjoitellen – joten joka kerta kun painat “Lähetä”, ajattele sekunti: “Olisinko itse tämän viestin vastaanottajana tyytyväinen?”. Jos vastaus on kyllä, olet todennäköisesti onnistunut sävyssä ja sisällössä.